La dependencia de la Sede Medellín ganó el concurso “Casos Exitosos del Buen Servicio en la UNAL”, organizado por el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental (SIGA), con el proyecto Implementación de la disciplina Facility Management (FM) y la metodología Building Information Modeling (BIM) en el Sistema de Administración y Gestión de la Infraestructura (SAG). El reconocimiento exalta las buenas prácticas.

El SIGA entiende los casos de éxito, así como aquellas prácticas, iniciativas o estrategias que para la adopción de conocimientos nuevos en la gestión institucional con los que las dependencias se fortalecen o aportan beneficios a usuarios, logrando ser consideradas como modelos a seguir.

La disciplina FM (estandarizada en la norma ISO 41001:2018), que consiste en la integración de varios procesos en torno a la operación de la infraestructura de una organización, en este caso de la UNAL Medellín, integra las unidades de aseo, mantenimiento, logística, transporte, vigilancia y gestión ambiental a una dirección que es la de Sostenibilidad y Gestión Logística. La líder de la dependencia, Liceth Natalia Arboleda Giraldo, explica que la FM es ampliamente utilizada en otros países, pero en Colombia su implementación es poco común y la Universidad es una de las pocas instituciones públicas que actualmente la utiliza.

Adicional a esa apuesta, y para potenciarla, en la misma dependencia de la Sede se ha ejecutado la metodología BIM (estandarizada en la ISO 19650:2018), a la planta física existente en los campus en materia de operación y mantenimiento, que consiste en desarrollar modelos digitales para centralizar y gestionar la información de la infraestructura durante todo su ciclo de vida.

Tanto la disciplina FM como la metodología BIM hacen parte del Sistema de Administración y Gestión de Infraestructura que desde hace varios años se ha implementado en la Sede, por ejemplo, para gestionar planes de mantenimiento preventivo, reservar espacios y programar actividades. Con esta integración se han caracterizado 5.349 espacios, inventariado 209 edificaciones y realizado alrededor de 120.000 reservas en un año, lo que ha facilitado la toma de decisiones basadas en datos.

Según Arboleda Giraldo, otros logros de la ejecución están en el modelado del 84% de los campus urbanos de la UNAL Medellín, el uso de metodologías ágiles para la gestión de actividades y una Práctica Académica Especial (PAE), que han sido impartidas en colaboración con las facultades de Arquitectura y Minas, en las que han participado 107 estudiantes en actividades de apoyo. El PAE fue finalista en los Premios de Excelencia BIM Colombia 2023.

El Sistema de Administración y Gestión de Infraestructura nació como un proyecto de inversión que ha sido útil para la gestión cotidiana y, para Arboleda Giraldo, el reconocimiento contribuye a legitimar su operación, porque “el SAG es una es un sistema transversal a todas las oficinas”.

Para Paula Andrea Londoño Ramírez, asistente administrativa de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, la implementación del SAG impacta de manera positiva a los grupos de interés importantes para la Universidad, como lo son docentes, estudiantes y administrativos. Además, cumple con buenos indicadores de gestión.

“Para nosotros como sistema de gestión también es importante el compromiso que (la Dirección de Sostenibilidad y Gestión Logística) ha tenido con los temas de calidad y el hecho de tomarse el tiempo para cumplir con todos los requisitos, porque no era fácil”, dice, y agrega que ese esfuerzo tuvo como fruto la obtención del reconocimiento.

Sobre el concurso

De acuerdo con el SIGA, el propósito del concurso “Casos Exitosos del Buen Servicio en la UNAL” es compartir buenas prácticas y destacar las experiencias significativas y exitosas en la calidad de la gestión en pro de la mejora continua.

Como lo mencionó Londoño Ramírez, los proyectos que participaron en el certamen debieron seguir lineamientos relacionados con el cumplimiento normativo del sistema de gestión de calidad institucional, contribuir a la mejora continua y la satisfacción de usuarios, eficiencia operativa, logros medibles y compromiso del personal encargado de la implementación.

De acuerdo con la funcionaria, de la UNAL Medellín y a nivel interno se presentaron 10 casos; por su parte, a nivel nacional se presentaron 60 de los cuales fueron preseleccionados dos de la Sede: la Dirección de Servicios Compartidos y la disciplina y metodología implementada por el SAG, que finalmente ganó el Concurso junto con dos casos más. El reconocimiento fue entregado recientemente en la UNAL Manizales en el marco del Día de la Calidad.

(FIN/KGG)

25 de noviembre de 2024