Detrás de cada decisión que se toma en la Universidad hay un empleado administrativo realizando eficazmente su trabajo, logrando que cada engranaje de la Institución funcione correctamente.

Para promover la innovación y la creación de estrategias que ayuden a la labor administrativa, la Vicerrectoría de Investigación desde la Dirección Nacional de Extensión, Innovación y Propiedad Intelectual realizó la convocatoria UN Innova: Innovación en la gestión para una universidad de excelencia. Reconocimientos a empleados públicos administrativos 2019, donde siete empleados de la UNAL Medellín fueron reconocidos.

El concurso buscaba la creatividad, el liderazgo, el espíritu innovador, la persistencia y la confianza para superar obstáculos. Con un enfoque social, conciencia ambiental o con un desarrollo tecnológico, los empleados demuestran que si es posible innovar el servicio a la comunidad universitaria. Estos son algunos de los proyectos reconocidos por el concurso. 

Facilidad en trámites y procesos: innovación en la Sección de Aplicaciones

Ejecutar procesos, contactar proveedores, gestionar presupuestos y firmar digitalmente documentos sontrámitesque ahora son más fáciles gracias a la gestión de la Sección de Aplicaciones, antes conocida como la Oficina de Tecnologías de Información y Comunicación (OTIC). Emerson Vanegas, Carlos Ruiz, Mónica Esparza y Jaime Lozano fueron los ingenieros reconocidos en el concurso UN Innova. 

En la actualidad una necesidad en las instituciones de educación superior es virtualizar y sistematizar en mayor medida sus trámites académico-administrativos, es por esto que la UNAL Medellín a través de los softwaresBPMS (Gestión de Procesos de Negocio) se ha permitido modelar, implementar y ejecutar planes de mejoramiento. 

“Esta innovación mejora la calidad del servicio prestado en la Universidad, reflejado en disminución de tiempos de respuesta y ejecución de tareas. Además de conocer en tiempo real el estado de los procesos a través de indicadores y métricas, lo que permite la toma de decisiones por parte de los directivos”, asegura Emerson León Vanegas, encargado de esta sistematización. 

Una de las dificultades en la ejecución de contratos y decretos era conseguir la firma del funcionario encargado de validarlos. Por esta necesidad, y con la tecnología de los BPMS ya implementada, se construyó un software de certificados digitales que permite firmar virtualmente los documentos con las precisiones que exige la normativa colombiana: que sea única, verificable y que pueda ser invalidada si se llegase a cambiar algún aspecto del documento en cuestión.

“Con esta innovación no se tuvieron que modificar mucho los procesos por la coyuntura del covid-19, pues la Universidad ya estaba preparada para la virtualidad en este sentido. Vale agregar que desde la implementación del proyecto se han ahorrado aproximadamente 10 mil hojas, que aumentarán en la medida que se sigan sistematizando trámites”, precisa Carlos Ruiz Ramírez, encargado de la innovación con firma digital. 

Mónica Esparza es la realizadora del Sistema de Gestión de Proveedores, un aplicativo en el que se centraliza toda la información generada en estas actividades, “Los datos son autogestionados por los proveedores por lo que la información siempre estará actualizada. Allí también se encuentra una interfaz de consulta para facilitar el acceso y contacto con quienes prestan estos servicios y la posibilidad de dejar reportes y comentarios, una gran ayuda para los procesos contractuales de la Universidad”, asegura.

En esta línea de innovación administrativa, el ingeniero Jaime Lozano Barbosa desarrolló una aplicación para lidiar con un proceso altamente demandante relacionado con la constitución de reservas presupuestales, “esta App contribuye con la disminución de los tiempos y la organización de procedimientos relacionados, como hay mediciones y registro de reprocesos, se dota con una herramienta de retroalimentación a los equipos de trabajo”, comenta.

La gestión documental comprometida con el medio ambiente

El proyecto Súmate al cero papel gestado por Alba Ruth Marín, jefe de la Sección de Gestión Documental de la Sede, optimiza la tecnología de las impresoras lo que a suvez reduce gradualmente la impresión en formato papel, fomentando una nueva cultura archivística que va de la mano con la apuesta por el cuidado del medio ambiente. 

Este proyecto buscó adicionalmente el traslado de documentos que ya cumplían su ciclo vital a contenedores reciclados debidamente adecuados con las condiciones físico ambientales para su conservación y custodia. En el momento la Universidad cuenta con cuatro contenedores de 40 pies y dos de 20 pies para dicho proceso. 

Además, toda la información electrónica de las unidades documentales se trasladó a carpetas compartidas, con repositoriola Sección de Aplicaciones para custodiar la información institucional. 

“Este reconocimiento para mi trabajo es muy importante porque me alienta a continuar en esta línea de ideas diferenciadoras que apoyen y diversifiquen la labor administrativa, siempre pensando en el bienestar de todos. Además de propiciar el trabajo interdisciplinar que va de la mano de la transformación que quiere la Universidad, le da el valor que se merecen los archivos en las instituciones”, asegura Alba. 

Los Niños Científicos de la U.N: “cuando sea grande quiero estudiar en la Nacional” 

Gloria Arroyave, funcionaria de la Dirección de Investigación y Extensión,lleva 25 años trabajando por la infancia desde la educación superior, y es una de las funcionarias reconocidas por el concurso UN Innova, pues el programa Los Niños Científicos de la UN, ha logrado impactar de manera positiva en la vida de muchos niños con un acercamiento a la ciencia, la investigación y el arte. 

Este proyecto existe desde el 2016 e inicialmente era una actividad en la modalidad de extensión ofrecida a través del Centro de Educación Continua y Permanente. “Gracias a la colaboración y los esfuerzos de las directivas de la Universidad y de otras entidades vinculadas con la Sede, se pudo ofrecer el programa a comunidades vulnerables, particularmente a la de La Nueva Villa de La Iguaná, esto ha permitido construir un puente de comunicación y conocimiento con esta población”, precisa Gloria Arroyave. 

Los niños entre 7 y 11 años reciben clases y talleres extracurriculares, complementarios a sus jornadas académicas, y en compañía de 70 talleristas formados por el Programa inician un recorrido por el mundo de la robótica, el dibujo, la pintura, las matemáticas y hasta la zootecnia. 

“Muchos de ellos llegan con bajo rendimiento académico y poca motivación para el colegio, sin embargo, con paciencia e innovación logramos captar su atención y curiosidad, al final todos ellos ganaron el año escolar”, asegura Daniel Arboleda, estudiante de Construcción de la Facultad de Arquitectura de la Sede y voluntario del Programa.   

(FIN/DQH)

14 de julio del 2020