Universidad Nacional de Colombia : UNFaro - Politica de evaluación a proveedores

La Universidad Nacional de Colombia – Sede Medellín, considera importante fortalecer el Sistema de Evaluación de Proveedores - SEP, con el fin de retroalimentar el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, a través de la consolidación de una base de proveedores calificados, que permita contar con información adecuada para respaldar sólidamente las decisiones en la selección de proveedores, lo cual contribuye a disminuir riesgos en la selección y favorece el cumplimiento de los requerimientos establecidos.

Asimismo, cumplir con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 en lo que respecta a la evaluación de proveedores “Incluye la evaluación inicial y las posteriores que se deriven de la necesidad de evaluar el desempeño del proveedor (re-evaluaciones)”[1], la norma ISO 14001, 17025 en lo concerniente a bienes y servicios sostenibles, entendiendo que es aquel que utiliza de manera racional y eficiente los recursos naturales, humanos y económicos a lo largo de su ciclo de vida, generando así beneficios para el medio ambiente, la sociedad y la economía. Además, del cumplimiento el Decreto 1072 de 2015 con el fin de preservar la salud y seguridad de los proveedores y en general la normativa vigente aplicable en materia de riesgos laborales.

2. OBJETIVOS

Retroalimentar el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, respecto al desempeño de los proveedores en forma transversal.

Mejorar la gestión de los proveedores y nuestra gestión respecto del proveedor, impulsando la retroalimentación cruzada para el mejoramiento continuo.

Contar con un sistema de evaluación, estableciendo criterios de desempeño diferenciados para proveedores de bienes y servicios.

Definir causales de continuidad o suspensión del proveedor, relacionadas con su desempeño.

3. ALCANCE

El Sistema de Evaluación aplica para los proveedores de bienes, servicios y obras civiles de la Universidad Nacional de Colombia – Sede Medellín.

4. RESPONSABLES

4.1 Dirección del proyecto o dependencia solicitante:

Área responsable de solicitar la contratación, quién evaluará los trámites administrativos precontractuales relacionados con el proveedor.

4.2 Dependencias de contratación de bienes y/o servicios:

Área responsable de verificar los requisitos contractuales, elaborar y legalizar la orden contractual, quienes evaluarán aspectos administrativos relacionados con el proveedor.

4.3 Dependencia responsable de recepcionar los bienes:

Área responsable de recibir y verificar algunos aspectos técnicos de los bienes, quien evaluará aspectos de cumplimiento de plazos de entrega y especificaciones técnicas.

4.4 Supervisor o Interventor :

Persona responsable del seguimiento a la ejecución de la orden contractual y de recibir el bien o servicio, quien evaluará el cumplimento de aspectos técnicos, de calidad y de plazo de ejecución.

4.5 Usuario Final

Persona responsable del bien quien evaluará la calidad del bien o servicio en la posventa.

5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

5.1 Proveedor de Servicios

5.1.1 Calidad del servicio: (Evaluación a cargo del Supervisor)

Logística: ¿contó con la logística necesaria en cuanto transporte, equipos y herramientas menores para cumplir con el objeto del contrato?
Personal: ¿Durante la ejecución del servicio contó con personal técnico calificado para cumplir las actividades propias del servicio?
Servicio: ¿El servicio se prestó de acuerdo a lo pactado con el contratista o proveedor del servicio, dio respuesta a los requerimientos o reclamos realizados y la respuesta dada a los requerimientos realizados fue oportuna?
Equipos y herramientas: ¿contó con los equipos y herramientas adecuados para las tareas propias de la ejecución del servicio?

5.1.2 Cumplimiento en los tiempos de entrega: (Evaluación a cargo del Supervisor)

¿Cumplió con los tiempos de entrega pactados para la prestación del servicio?

5.1.3 Servicio durante y posventa: (Evaluación a cargo del usuario final)

¿Dio respuesta a los requerimientos o reclamos realizados?
¿La respuesta dada a los requerimientos realizados fue oportuna?

Cumplimiento de aspectos administrativos: (Evaluación a cargo de la dirección del proyecto o dependencia solicitante y dependencias de contratación)

¿Cumplió con todos los requisitos, trámites y documentos pactados con la Universidad?

5.2 Proveedor de Bienes

Cumplimiento en los tiempos de entrega: (Evaluación a cargo de la dependencia responsable de recibir los bienes o del supervisor si es quien recibe)

¿La entrega se realizó en los tiempos pactados en la orden de compra?

Cumplimiento de especificaciones técnicas: (Evaluación a cargo del supervisor)

¿Cumplió con las especificaciones técnicas?

Cumplimiento en cantidad: (Evaluación a cargo de la dependencia responsable de recibir los bienes o del supervisor si es quien recibe)

¿Cumplió con la entrega total de las cantidades solicitadas en los tiempos dados?

Cumplimiento en la instalación y capacitación: (Evaluación a cargo del supervisor)

¿Instaló adecuadamente los equipos indicando los requerimientos de instalación y la capacitación fue suficiente?

Servicio durante la ejecución: (Evaluación a cargo del supervisor)

¿Dio respuesta a los requerimientos o reclamos realizados?
¿Fue oportuna la respuesta a los requerimientos realizados?

Servicio posventa: (Evaluación a cargo del usuario final)

¿Dio respuesta a los requerimientos o reclamos realizados?
¿Fue oportuna la respuesta a los requerimientos realizados?
¿Las garantías del producto fueron atendidas?

Calidad del producto: (Evaluación a cargo del usuario final)

Una vez el bien es entregado a satisfacción de la Universidad, podrá evaluarse este factor en lo que se refiere a la calidad del bien durante su uso.

5.3 Proveedores de Obras Civiles

Calidad de la obra: (Evaluación a cargo del supervisor o Interventor)

Dirección de la obra: ¿contó la obra con un residente permanente que permitiera tomar decisiones técnicas en la obra?
Logística: ¿contó la obra con la logística necesaria para cumplir con el objeto tales como transporte, equipos y herramientas menores?
Personal: ¿durante la ejecución de la obra contó con personal técnico calificado y no calificado para cumplir las actividades propias de la obra?
Pruebas técnicas: ¿la obra contó con los ensayos de los materiales mediante normas técnicas?
Equipos: ¿contó con los equipos adecuados para las tareas propias de la construcción durante la ejecución de la obra?
Materiales: ¿Durante la ejecución de la obra pudo verificar que los materiales usados presentaron las especificaciones técnicas requeridas y evidenciaron su calidad?
Especificaciones: ¿Puede decir que la construcción estuvo acorde a los requerimientos especificados en los términos de referencia y en los diseños iniciales, atendió los reclamos realizados durante la ejecución y dio respuesta oportuna a éstos?

Cumplimiento en cantidades: (Evaluación a cargo del supervisor o Interventor)

¿Se cumplió con las entregas de obras parciales y/o totales de acuerdo con los avances financieros?

Cumplimiento en los tiempos de entrega: (Evaluación a cargo del supervisor o Interventor)

¿Se cumplió con el cronograma durante la ejecución de la obra?

Servicio post obra: (Evaluación a cargo del usuario final)

Atención: ¿atendió los reclamos realizados posteriores a la entrega de la obra?
Oportunidad: ¿dio respuesta oportuna a los requerimientos?

Cumplimiento de requisitos ambiental y seguridad y salud en el trabajo supervisor o Interventor: (Evaluación a cargo del supervisor o Interventor)

¿El contratista presentó el Plan de manejo ambiental?
En caso de aplica, ¿Se presentó el Plan de reposición o siembra de especies arbóreas: respetando la colección biológica (arboretum y palmetum)?
¿Se dio cumplimiento al Manual de Seguridad Ocupacional y Ambiente para Contratistas de la Universidad?

6. ESCALA DE CALIFICACIÓN

Criterio de evaluación para Proveedor de Servicios	Porcentaje	Escala de calificación
Calidad del servicio	40%	Excelente (4.6 – 5.0 Puntos) Bueno (3.6 – 4.5 Puntos) Regular (3.0 – 3.5 Puntos) No cumple (< de 3.0 Puntos)
Cumplimiento en los tiempos de entrega	30%
Servicio posventa	20%
Cumplimiento de aspectos administrativos	10%
Total	100%
Criterio de evaluación para Proveedor de Bienes	Porcentaje	Escala de calificación
Cumplimiento en los tiempos de entrega	25%	Excelente (4.6 – 5.0 Puntos) Bueno (3.6 – 4.5 Puntos) Regular (3.0 – 3.5 Puntos) No cumple (< de 3.0 Puntos)
Cumplimiento de especificaciones técnicas	25%
Cumplimiento en cantidad	10%
Cumplimiento en la instalación y capacitación	10%
Servicio durante la ejecución	10%
Criterio de evaluación para Proveedor de Bienes	Porcentaje	Escala de calificación
Servicio posventa	10%
Calidad del producto	10%
Total	100%
Criterio de evaluación para un proveedor de obras civiles	Porcentaje	Escala de calificación
Calidad de la obra	35%	Excelente (4.6 – 5.0 Puntos) Bueno (3.6 – 4.5 Puntos) Regular (3.0 – 3.5 Puntos) No cumple (< de 3.0 Puntos)
Cumplimiento en cantidades	10%
Cumplimiento en los tiempos de entrega	20%
Servicio post obra	20%
6.1.1 Cumplimiento de requisitos ambiental y seguridad y salud en el trabajo	15%
Total	100%

Tabla 1. Escala de calificación

Nota: Si en alguno de los criterios de evaluación se indica que no aplica (N/A), el porcentaje de participación de ese criterio se elimina y la calificación total será sobre el porcentaje restante.

Escala de calificación:

Excelente:

Supera las expectativas y exigencias del bien y/o servicio adquirido.

Bueno:

Cumple con los requisitos exigidos del bien y/o servicio adquirido.

Regular:

Cumple con alguno de los requisitos exigidos del bien y/o servicio adquirido.

No cumple:

No cumple con los requisitos exigidos del bien y/o servicio adquirido.

7. COMUNICACIÓN A LOS PROVEEDORES:

Los proveedores deberán contar con la información del resultado de sus evaluaciones, las cuales serán informadas por medio del aplicativo.

8. FRECUENCIA DE LA EVALUACIÓN

La evaluación se realiza al finalizar la ejecución de la orden contractual para efectos de la constancia de cumplimiento; se hará una evaluación posterior para verificar el servicio posventa cuando aplique y de acuerdo a la particularidad de cada orden contractual.

El proveedor podrá solicitar una recalificación con respecto de las contrataciones objeto de la calificación, justificando las causales de recalificación.

En cualquier momento de la vigencia se podrá realizar una evaluación, consolidando el total de órdenes contractuales del proveedor. Finalizada la vigencia se realizará la reevaluación de los proveedores mediante la consolidación de las evaluaciones realizadas a las órdenes contractuales.

Los proveedores que luego de la reevaluación, arrojen una calificación de regular o no cumplen, quedarán en un estado de suspensión para ser contratados por la Universidad.

El proveedor podrá solicitar el levantamiento de la suspensión, presentando unas acciones de mejoramiento o adjuntando 2 certificaciones de contrataciones similares con otras entidades que se hayan realizado con posterioridad a la calificación hecha por la Universidad, en las cuales se constate una calificación buena o excelente, lo anterior deberá ser avalado por los responsables en la Sede.

9. TABLAS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

En las tablas se puede visualizar cada uno de las variables con su ponderación para la evaluación. Cuando una variable a evaluar no aplica, el puntaje se calcula de manera proporcional.

Criterios de evaluación - Proveedores de servicios
Factor a evaluar	Variable a evaluar	No aplica	Criterio de evaluación (calificación)	Porcentaje	Puntaje	Puntaje por factor	Calificación por factor	Calificación total
Calidad del servicio	Logística: ¿contó con la logística necesaria en cuanto transporte, equipos y herramientas menores para cumplir con el objeto del contrato?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
	Personal:¿Durante la ejecución del servicio contó con personal técnico calificado para cumplir las actividades propias del servicio?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
	Servicio: ¿El servicio se prestó de acuerdo a lo pactado con el contratista o proveedor del servicio, dio respuesta a los requerimientos o reclamos realizados y la respuesta dada a los requerimientos realizados fue oportuna?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
	Equipos y herramientas: ¿contó con los equipos y herramientas adecuados para las tareas propias de la ejecución del servicio?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
Cumplimiento en los tiempos de entrega	¿Cumplió con los tiempos de entrega pactados para la prestación del servicio?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	30%
Servicio posventa	¿Dio respuesta a los requerimientos o reclamos realizados?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
Servicio posventa	¿La respuesta dada a los requerimientos realizados fue oportuna?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%

Criterios de evaluación - Proveedores de servicios

Factor a evaluar

Variable a evaluar

No aplica

Criterio de evaluación

(calificación)

Porcentaje

Puntaje

Puntaje por factor

Calificación por factor

Calificación total

Cumplimiento de aspectos administrativos

¿Cumplió con todos los requisitos, trámites y documentos pactados con la Universidad?

Excelente: 4.6 – 5.0

Bueno: 3.6 – 4.5

Regular: 3.0 – 3.5

No Cumple: < De 3.0

10%

Tabla 2. Criterios de evaluación - Proveedores de servicios

Criterios de evaluación - Proveedores de bienes
Factor a evaluar	Variable a evaluar	No aplica	Criterio de evaluación (calificación)	Porcentaje	Puntaje	Puntaje por factor	Calificación por factor	Calificación total
Cumplimiento en los tiempos de entrega	¿La entrega se realizó en los tiempos pactados en la orden de compra?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	25%
Cumplimiento de especificaciones técnicas	¿Cumplió con las especificaciones técnicas?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	25%
Cumplimiento en cantidad	¿Cumplió con la entrega total de las cantidades solicitadas en los tiempos dados?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
Cumplimiento en la instalación y capacitación	¿Instaló adecuadamente los equipos indicando los requerimientos de instalación y la capacitación fue suficiente?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
Servicio durante la ejecución	¿Dio respuesta a los requerimientos o reclamos realizados?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
Servicio durante la ejecución	¿Fue oportuna la respuesta a los requerimientos realizados?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
Criterios de evaluación - Proveedores de bienes
Factor a evaluar	Variable a evaluar	No aplica	Criterio de evaluación (calificación)	Porcentaje	Puntaje	Puntaje por factor	Calificación por factor	Calificación total
Servicio posventa	¿Dio respuesta a los requerimientos o reclamos realizados?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	3%
	¿Fue oportuna la respuesta a los requerimientos realizados?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	2%
	¿Las garantías del producto fueron atendidas?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
Calidad del producto	Una vez el bien es entregado a satisfacción de la Universidad podrá evaluarse este factor, en lo que se refiere a la calidad del bien durante su uso.		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%

Tabla 3. Criterios de evaluación - Proveedores de bienes

Criterios de evaluación - Proveedores de obras civiles
Factor a evaluar	Variable a evaluar	No aplica	Criterio de evaluación (calificación)	Porcentaje	Puntaje	Puntaje por factor	Calificación por factor	Calificación total
Calidad de la obra	Dirección de la obra: ¿contó la obra con un residente permanente que permitiera tomar decisiones técnicas en la obra?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
	Logística: ¿contó la obra con la logística necesaria para cumplir con el objeto tales como transporte, equipos y herramientas menores?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
	Personal: ¿durante la ejecución de la obra contó con personal técnico calificado y no calificado para cumplir las actividades propias de la obra?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
	Pruebas técnicas: ¿la obra contó con los ensayos de los materiales mediante normas técnicas?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
	Equipos: ¿contó con los equipos adecuados para las tareas propias de la construcción durante la ejecución de la obra?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
	Materiales: ¿durante la ejecución de la obra pudo verificar que los materiales usados presentaron las especificaciones técnicas requeridas y evidenciaron su calidad?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
	Especificaciones: ¿Puede decir que la construcción estuvo acorde a los requerimientos especificados en los términos de referencia y en los diseños iniciales, atendió los reclamos realizados durante la ejecución y dio respuesta oportuna a éstos?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
Cumplimiento en cantidades	¿Se cumplió con las entregas de obras parciales y/o totales de acuerdo con los avances financieros?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
Cumplimiento en los tiempos de entrega	¿Se cumplió con el cronograma durante la ejecución de la obra?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	20%

Criterios de evaluación - Proveedores de obras civiles
Factor a evaluar	Variable a evaluar	No aplica	Criterio de evaluación (calificación)	Porcentaje	Puntaje	Puntaje por factor	Calificación por factor	Calificación total
Servicio post obra	Atención: ¿atendió los reclamos realizados posteriores a la entrega de la obra?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
Servicio post obra	Oportunidad: ¿dio respuesta oportuna a los reclamos o requerimientos?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	10%
Cumplimiento de requisitos ambiental y seguridad y salud en el trabajo	¿El contratista presentó el Plan de manejo ambiental?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
	¿Se presentó el Plan de reposición o siembra de especies arbóreas: respetando la colección biológica (arboretum y palmetum)? Si aplica		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%
	Seguridad: ¿se dio cumplimiento al Manual de Seguridad Ocupacional y Ambiente para Contratistas de la Universidad?		Excelente: 4.6 – 5.0 Bueno: 3.6 – 4.5 Regular: 3.0 – 3.5 No Cumple: < De 3.0	5%

Tabla 4. Criterios de evaluación - Proveedores de obras civiles

Elaborado por:	División de Contratación y Gestión de Bienes , Sección de Calidad	2017-06-21
Revisado por:	JOHAN ALEXANDER ZULUAGA FRANCO Director Administrativo	2017-07-18
Revisado por:	RENÉ IRAL PALOMINO Jefe Oficina de Planeación y Estadística	2017-07-18
Aprobado por:	JOHN WILLIAN BRANCH BEDOYA Vicerrector de Sede	2017-07-18

[1] Tomado de la NTCGP 1000:2009.