Con el propósito de sensibilizar al personal administrativo de la Sede para que reduzcan las impresiones y aumenten el escaneo de documentos, la Sección de Gestión Documental y la OTIC están visitando las oficinas de la Sede.

Iniciando por la identificación de los documentos que no se deben imprimir como los facilitativos que sirven de apoyo a las actividades diarias, se espera que el personal administrativo entre en un proceso de conocimiento de las herramientas tecnológicas que la Sede dispone para evitar el gasto de papel innecesario.

 Las estrategias que la Sección de Gestión Documental y la OTIC proponen para disminuir las impresiones son:

- Usar las tablas de retención documental.
- Digitalizar los documentos en formato PDF.
- Aprovechar el recurso de carpetas compartidas entre varios equipos para que un documento pueda ser revisado por varios funcionarios sin necesidad de imprimirlo.
- Manejar el correo electrónico a través de la licencia de office Outlook que no requiere internet para revisar los mensajes recibidos.
- Conocer las funciones de las impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar desperdicio de papel.

Para los documentos que deben ser impresos por su carácter misional, es decir, que contienen información estructurada, conforme a la ley y dando cumplimiento a las funciones de las diferentes dependencias, se debe hacer en papel blanco, nunca en papel ecológico; lo anterior para garantizar que los documentos se conserven en el tiempo.

La Sección de Gestión Documental y la OTIC ofrecen servicio de capacitación para el personal administrativo que desee conocer las herramientas para disminuir el uso del papel y aumentar la digitalización de documentos.

Informes:
Sección de Gestión Documental
Teléfono: 430 90 00 Ext.: 49586
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Oficina de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones
Teléfono: 430 90 00 Ext.: 49620
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En el siguiente link se puede consultar el cronograma de visitas que las dependencias están realizando:
http://www.medellin.unal.edu.co/noticias/email_masivos/Comunicaciones/socializacion_cronograma_cero_papel_2016.pdf

16 de mayo de 2016